Sifat Sistem Pengendalian Manajemen
Pengendalian
Suatu
organisasi harus dikendalikan; yaiutu harus ada perangkat-perangkat untuk
memastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai.
Elemen-elemen
sistem pengendalian
1.
Pelacak
(detector) atau sensor- suatu perangkat yang mengukur apa yang
sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
2.
Penilai
(assessor)- suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa
aktul dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari
apa yang seharusnya terjadi.
3.
Effector- suatu perangkat ( yang sering disebut “umpan balik”) yang
mengubah perilaku jika assessor mengidintifikasikan kebutuhan untuk melakukan
hal tersebut.
4.
Jaringan
komunikasi- perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor
dan antara assessor dan effector.
Bagaimana
elemen-elemen ini berfungsi dalam tiga contoh yang tingkat kerumitannya semakin
meningkat berikut : thermostat, yang mengatur suhu ruangan; proses biologis,
yang mengatur suhu tubuh; pengendara mobil, yang mengatur arah dan kecepatan
kendaraan.
Manajemen
Suatu
organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk
mencapai tujuan bersama. (dalam bisnis tujuan utamanya ialah memperoleh laba
yang memuaskan). Organisasi dipimpin oleh satu hierarki manajer, dengan chief executive
officer (CEO) pada posisi puncak, dan para manajer unit bisnis, departemen,
bagian, dan subunit lainnya di bawah CEO.CEO inilah yang memutuskan keseluruhan
strategi yang akan memungkinkan organisasi tersebut untuk memcapai tujuannya.
Proses
pengendalian manajemen adalah proses di mana manajer di seluruh tingkatan
memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi
yang dimaksudkan.
Perbandingan
dengan Proses Pengendalian yang Lebih Sederhana
Terdapat
perbedaan yang signifikan antara proses pengendalian manajemen dengan proses
yang lebih sederhana sebagaimana digambarkan sebelumnya:
1.
Tidak
sama dengan thermost atau sistem suhu tubuh, standar tidaklah ditetapkan
terlebih dahulu. Melainkan, standar tersebut merupakan proses perencanaan yang
sadar. Pengendalian manajemen melibatkan perencanaan maupun pengendalian.
2.
Seperi
halnya mengendalikan mobil, pengendalian manajemen tidaklah bersifat otomatis.
Karena tindakan yang dimbil dimaksudkan untuk mengubah perilaku organisasi
melibatkan manusia, maka manajer harus berinteraksi sedikit dengan satu orang
untuk melakukan perubahan.
3.
Tidak
seperti pengendalian sebuah mobil yang merupakan suatu fungsi yang dilakukan oleh seorang individu,
pengendalian manajemen memerlukan koordinasi antar individu.
4.
Koneksi
dari diterimanya kebutuhan akan tindakan ketika ditetapkannya tindakan yang
diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan mungkin tidak jelas.
5.
Banyak
pengendalian manajemen bersifat pengendalian diri sendiri.
Sistem
Suatu
sistem erupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan
suatu atau sekelompok aktivitas. Sistem memiliki karakteristik berupa rangkaian
langkah-langkah yang berirama, terkoordinasi, dan berulang; yang dimaksudkan
untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pengendalian manajemen, jauh lebih rumit
dan mengandung penilaian.
Beberapa
tindakan manajemen bersifat tidak sistematis. Para manajer pada umumnya
menghadapi situasi di mana aturan tidak terdefinisikan dengan baik sehingga
harus menggunakan penilaian terbaik mereka dalam memutuskan tindakan apa yang
akan diambil.
Batas-batas
Pengendalian Manajemen
Pengendalian
manajemen terletak antara formulasi strategi dan pengendalian tugas dalam
beberapa hal.
Formulasi
strategi memfokuskan pada jangka panjang panjang, menggunakan perkiraan kasar
akan masa depan, proses perencanaan jauh lebih penting, sifat akhir produknya;
tujuan, strategi, kebijakan.
Pengendalian
tugas memfokuskan pada jangka pendek,menggunakan data akurat masa kini, proses
pengendalian lebih penting, sifat produk akhirnya; penerapan strategi
Pengendalian
manajemen diantara keduanya, mementingkan perencanaan dan pengendalian, sifat
produk akhirnya; kinerja yang efisien dan efektif dari tugas-tugas individual.
Pengendalian
Manajemen
Pengendalian
manajemen merupakan proses deng an mana para manajer mempengaruhi anggota
organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa
aspek dari proses ini adalah:
1.
Kegiatan
Pengendalian manajemen (merencanakan, mengkoordinasikan, mengomunikasikan,
mengevaluasi, memutuskan, mempengaruhi). Dalam kondisi tertentu memenuhi
anggaran tidak selalu baik, dan penyimpangan dari anggaran tidaklah selalu
buruk.
2.
Keselarasan
tujuan
3.
Perangkat
penerapan strategi. Pengendalian manajemen memfokuskan pada pelaksanaan
strategi.
4.
Tekanan
finansial dan nonfinansial
5.
Bantuan
dalam mengembangkan strategi baru
Perumusan
Strategi
Formulasi
strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk
mencapai tujuan-tujuan ini. Strategi ini biasanya muncul sebagai respons
terhadap ancaman yang diterima atau kesempatan tertentu.
Perbedaan
antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen
Formulasi
strategi adalah prose pengambilan keputusan strategi baru, sementara
pengendalian manajemen adalah proses implementasi strategi tersebut.
Pengendalian
Tugas
Pengendalian
tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan
secara efektif dan efisien. Berorientasi padaa transaksi- melibatkan kinerja
dari tugas individual sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses
pengendalian manajemen.
Perbedaan
antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen
Banyak
sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah, sementara pengendalian manajemen
tidak dapat disederhanakan menjadi suatu ilmu. Secara definisi, pengendalian
manajemen melibatkan perilaku para manajer , dan hal ini tidak dapat dinyatakan
melalui persamaan-persamaan .
Pengendalian
manajemen berkaitan dengan aktivitas para manajer yang didefinisikan secara
luas dalam memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendala strategis umum.
Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu, yang sebagian besar
membutuhkan sedikit atau tidak sama sekali pertimbangan untuk melaksanakannya.
Dampak
Internet terhadap Pengendalian Manajemen
Manfaat
utama internet yang tidak didapat dari telepon; akses secara mudah dan cepat,
komunikasi multi-target, komunikasi biaya rendah, kemampuan menampilkan citra
tertentu, pergeseran kekuatan dan kendali kepada individu. Dengan demikian
internet telah mengubah aturan permainan dalam bisnis ke sektor konsumen
individual dan juga mengubah perdagangan komersial
Internet
memfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi yang
efisien dan efektif, tetapi internet tidak dapat menggantikan proses
fundamental yang melibatkan pengendalian manajemen.
Meskipun
internet telah sangat meningkatkan pemrosesan informasi, namun elemen
fundamental dari pengendalian manajemen-informasi apa yang dikumpulkan dan
bagaimana menggunakannya-pada dasarnya melibatkan perilaku dan oleh karenannya
tidak dapat digantikan dengan pendekatan formula semata.