Sistem Pengendalian Manajemen

Sifat Sistem Pengendalian Manajemen

Pengendalian

Suatu organisasi harus dikendalikan; yaiutu harus ada perangkat-perangkat untuk memastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai.

Elemen-elemen sistem pengendalian

1.      Pelacak (detector) atau sensor- suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.

2.      Penilai (assessor)- suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktul dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.

3.      Effector- suatu perangkat ( yang sering disebut “umpan balik”) yang mengubah perilaku jika assessor mengidintifikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut.

4.      Jaringan komunikasi- perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dan effector.

Bagaimana elemen-elemen ini berfungsi dalam tiga contoh yang tingkat kerumitannya semakin meningkat berikut : thermostat, yang mengatur suhu ruangan; proses biologis, yang mengatur suhu tubuh; pengendara mobil, yang mengatur arah dan kecepatan kendaraan.

Manajemen

Suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. (dalam bisnis tujuan utamanya ialah memperoleh laba yang memuaskan). Organisasi dipimpin oleh satu hierarki manajer, dengan chief executive officer (CEO) pada posisi puncak, dan para manajer unit bisnis, departemen, bagian, dan subunit lainnya di bawah CEO.CEO inilah yang memutuskan keseluruhan strategi yang akan memungkinkan organisasi tersebut untuk memcapai tujuannya.

Proses pengendalian manajemen adalah proses di mana manajer di seluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.

Perbandingan dengan Proses Pengendalian yang Lebih Sederhana

Terdapat perbedaan yang signifikan antara proses pengendalian manajemen dengan proses yang lebih sederhana sebagaimana digambarkan sebelumnya:

1.      Tidak sama dengan thermost atau sistem suhu tubuh, standar tidaklah ditetapkan terlebih dahulu. Melainkan, standar tersebut merupakan proses perencanaan yang sadar. Pengendalian manajemen melibatkan perencanaan maupun pengendalian.

2.      Seperi halnya mengendalikan mobil, pengendalian manajemen tidaklah bersifat otomatis. Karena tindakan yang dimbil dimaksudkan untuk mengubah perilaku organisasi melibatkan manusia, maka manajer harus berinteraksi sedikit dengan satu orang untuk melakukan perubahan.

3.      Tidak seperti pengendalian sebuah mobil yang merupakan suatu fungsi  yang dilakukan oleh seorang individu, pengendalian manajemen memerlukan koordinasi antar individu.

4.      Koneksi dari diterimanya kebutuhan akan tindakan ketika ditetapkannya tindakan yang diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan mungkin tidak jelas.

5.      Banyak pengendalian manajemen bersifat pengendalian diri sendiri.

Sistem

Suatu sistem erupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas. Sistem memiliki karakteristik berupa rangkaian langkah-langkah yang berirama, terkoordinasi, dan berulang; yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pengendalian manajemen, jauh lebih rumit dan mengandung penilaian.

Beberapa tindakan manajemen bersifat tidak sistematis. Para manajer pada umumnya menghadapi situasi di mana aturan tidak terdefinisikan dengan baik sehingga harus menggunakan penilaian terbaik mereka dalam memutuskan tindakan apa yang akan diambil.

Batas-batas Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen terletak antara formulasi strategi dan pengendalian tugas dalam beberapa hal.

Formulasi strategi memfokuskan pada jangka panjang panjang, menggunakan perkiraan kasar akan masa depan, proses perencanaan jauh lebih penting, sifat akhir produknya; tujuan, strategi, kebijakan.

Pengendalian tugas memfokuskan pada jangka pendek,menggunakan data akurat masa kini, proses pengendalian lebih penting, sifat produk akhirnya; penerapan strategi

Pengendalian manajemen diantara keduanya, mementingkan perencanaan dan pengendalian, sifat produk akhirnya; kinerja yang efisien dan efektif dari tugas-tugas individual.

Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen merupakan proses deng an mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek dari proses ini adalah:

1.      Kegiatan Pengendalian manajemen (merencanakan, mengkoordinasikan, mengomunikasikan, mengevaluasi, memutuskan, mempengaruhi). Dalam kondisi tertentu memenuhi anggaran tidak selalu baik, dan penyimpangan dari anggaran tidaklah selalu buruk.

2.      Keselarasan tujuan

3.      Perangkat penerapan strategi. Pengendalian manajemen memfokuskan pada pelaksanaan strategi.

4.      Tekanan finansial dan nonfinansial

5.      Bantuan dalam mengembangkan strategi baru

Perumusan Strategi

Formulasi strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Strategi ini biasanya muncul sebagai respons terhadap ancaman yang diterima atau kesempatan tertentu.

Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen

Formulasi strategi adalah prose pengambilan keputusan strategi baru, sementara pengendalian manajemen adalah proses implementasi strategi tersebut.

Pengendalian Tugas

Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Berorientasi padaa transaksi- melibatkan kinerja dari tugas individual sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen.

Perbedaan antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen

Banyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah, sementara pengendalian manajemen tidak dapat disederhanakan menjadi suatu ilmu. Secara definisi, pengendalian manajemen melibatkan perilaku para manajer , dan hal ini tidak dapat dinyatakan melalui persamaan-persamaan .

Pengendalian manajemen berkaitan dengan aktivitas para manajer yang didefinisikan secara luas dalam memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendala strategis umum. Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu, yang sebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak sama sekali pertimbangan untuk melaksanakannya.

Dampak Internet terhadap Pengendalian Manajemen

Manfaat utama internet yang tidak didapat dari telepon; akses secara mudah dan cepat, komunikasi multi-target, komunikasi biaya rendah, kemampuan menampilkan citra tertentu, pergeseran kekuatan dan kendali kepada individu. Dengan demikian internet telah mengubah aturan permainan dalam bisnis ke sektor konsumen individual dan juga mengubah perdagangan komersial

Internet memfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi yang efisien dan efektif, tetapi internet tidak dapat menggantikan proses fundamental yang melibatkan pengendalian manajemen.

Meskipun internet telah sangat meningkatkan pemrosesan informasi, namun elemen fundamental dari pengendalian manajemen-informasi apa yang dikumpulkan dan bagaimana menggunakannya-pada dasarnya melibatkan perilaku dan oleh karenannya tidak dapat digantikan dengan pendekatan formula semata.